En 1985, sous l'impulsion de Maître Claude Berthomieux,

B&B Notaires s'est lancée dans une démarche qualité-management globale.

L'approche transversale de la qualité est ancrée dans la culture de notre entreprise notariale

et se décline parallèlement à l'évolution constante des méthodes de management.

Répondant aux nouveaux enjeux en matière de sécurité informatique et de crise sanitaire,
nous avons initié des actions visant à garantir continuation et reprise d'activité.

Qualité

La démarche qualité s'exerce tant au fond du droit que dans les pratiques et procédures internes. Sa mise en oeuvre s'appuie notamment sur un dispositif de formation continue spécialisée, un système d'information en ligne avec des ressources partagées, et une orientation permanente des équipes vers l'innovation.

Dès 2011, l'Étude a pris le virage de la dématérialisation avec pour objectif de mettre au coeur de l'organisation la relation humaine, la sécurité et la rapidité du service ainsi qu'une contribution effective au développement durable.

Ce chantier a débuté par la signature électronique des actes authentiques (2012) entrainant une complète refonte du cycle de production des actes. 
Il s'est poursuivi par la redéfinition de tous les postes dans l'Étude. Chacun des membres de l'Étude, associés comme collaborateurs, a pris part à ces changements avec un investissement personnel réel.

Aujourd'hui tous les @ctes reçus à l'Étude, en mobilité et à distance sont signés de manière électronique et produits à l'énergie solaire produite sur site et partagée en autoconsommation collective.

Le zéro papier est total pour les dossiers de l'Étude dont l'instruction est entièrement dématérialisée. Les dossiers, les minutes et autres documents ont laissé la place à des données dynamiques partagées par les membres de l'étude, les partenaires et les clients que nous servons. Le télétravail est omniprésent ainsi que la gestion collaborative et interactive des dossiers.

Cet engagement pour la qualité est incarné par 4 piliers fondateurs :

Accompagner les clients et les partenaires	Collecter, gérer et sauvegarder les données
Se former de manière permanente et continue	Être créatif et prendre des initiatives

Management

Parallèlement à cette approche globale de qualité, les méthodes de management évoluent régulièrement au sein de l'Étude. Elles forment aujourd'hui un ensemble singulier, cohérent et bienveillant qui laisse toute sa place à l'initiative individuelle et au collaboratif dans l'esprit d'une entreprise ouverte, aux constantes évolutions.

L'environnement de travail est sécurisé. Il met chaque personne au centre du management dans une direction claire impulsée par un accompagnement au quotidien et des valeurs affirmées. Fréquemment, de nouvelles pratiques et procédures sont proposées afin de faire bénéficier les clients et partenaires de l'Étude de ces évolutions permanentes.

Des groupes réunissent, de manière transverse, les personnes attachées à chaque métier de l'étude (accueil, conseil, production, comptabilité, formalité, gestion) et à chaque domaine de compétence (famille, immobilier, entreprise & patrimoine, aménagement & foncier, personnes publiques, énergies renouvelables, expertise & négociation). Le tout est coordonné par un groupe cohésion dont les membres sont représentatifs de ces métiers et domaines de compétence.

Réunion du groupe Cohésion : William Meira, Rachel Pesseau, Nathalie Four, Fabienne Mazars, Guillaume Martinant, Laurence Momboisse-Chatonnier, Gérald Janeriat, Aurélie Laygue et Marion Chauliac - En visio conférence : Florian Simon - Autre membre du groupe non présente sur la photo : Laure Robert

Ainsi la méthode de management peut être synthétisée en 5 mots clés :

> Encadrement des domaines famille et immobilier

Chaque notaire associé encadre son équipe individuelle dans les domaines de la famille et de l'immobilier.

> Coordination des spécialités et des métiers

Des référents coordonnent les groupes spécialisés (entreprise & patrimoine, aménagement & foncier, personnes publiques, énergies renouvelables, expertise & négociation) et les métiers (accueil, conseil, production, comptabilité, formalité, gestion).

> Entretien et développement de la Compétence

Les membres de chaque domaine d'activité et de chaque métier sont réunis au sein de groupes de compétence qui travaillent notamment à la validation et à l'harmonisation des pratiques juridiques et fiscales.

> Cohésion de l'ensemble

Les représentants de chaque groupe de compétence sont réunis au sein du groupe cohésion qui assure la cohésion de l'ensemble des membres, domaines d'activité et métiers de l'étude.

> Stratégie de l'entreprise

Tous les membres des études sont réunis au moins six fois par an, dans le cadre de réunions en présentiel et à distance, pour travailler sur les sujets d'organisation générale et de stratégie.

Continuité du service - Intelligence artificielle

La continuité des services et la pérennité des organisations en général font face à l'émergence de nouveaux risques.

Cyberattaques, actions malveillantes, rupture des réseaux et autres risques naturels ou technologiques nous ont conduit, sans dramatiser pour autant, à mettre en oeuvre des actions de protection et nous incitent à imaginer des plans de continuation et de reprise d'activité. 

Quant à l'intelligence artificielle, l'idée est d'en tirer le meilleur parti afin de bien servir et accompagner nos clients et partenaires pour les choses essentielles et demeurer plus que jamais en vigilance absolue sur les potentielles dérives.

Qu'est ce qu'un acte authentique ?

L'acte authentique est un acte reçu par un notaire et signé en même temps par les parties et le notaire après qu'il les ait informées de la portée de leur engagement et qu'il ait vérifié que l’équilibre contractuel est bien respecté.

Le notaire garantit la validité du fond et de la forme de l’acte. Dans le respect de son devoir de conseil, il assure le respect de chacune des parties à l’acte.

A la différence des actes sous seing privé, l'acte authentique notarié a date certaine, force probante et force exécutoire. Il fait foi de son contenu et de sa date. Il est un élément de preuve incontestable et occupe la première place dans la hiérarchie des preuves établie par le Code civil.

Il produit les effets d'un jugement définitif, sans qu'une décision de justice préalable soit nécessaire. Il s'exécute ainsi de plein droit non seulement sur le territoire français mais également au sein de l’espace judiciaire européen.

L'acte authentique électronique et la comparution à distance

La loi du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique a modifié l'article 1317 du Code civil ajoutant que l'acte authentique "peut être dressé sur support électronique".

Le décret du 10 août 2005 a précisé les conditions de sa réception sur support électronique afin d’offrir ce service aux particuliers et aux entreprises.

Le premier acte authentique électronique a été reçu le 28 octobre 2008 par Maître Bernard Reynis, alors Président du Conseil supérieur du notariat et signé par la Garde des Sceaux, Ministre de la Justice et le Secrétaire d'Etat chargé de la Prospective de l'Evaluation des politiques publiques et du Développement de l'économie numérique.

La signature des actes authentiques électroniques reçus par plusieurs notaires peut intervenir à distance, les parties étant présentes dans l'étude de leurs notaires respectifs.

Le décret 2020-1422 du 20 novembre 2020 a instauré la procuration notariée à distance permettant au notaire de recevoir ses clients à distance grâce à un dispositif sécurisé de comparution en visioconférence.

Pour communiquer avec l'équipe, utiliser la visioconférence, à tout moment et sur simple demande de votre part.

> télécharger l'application de visioconférence sur votre ordinateur, tablette ou smartphone